医疗SPD供应链管理信息化系统对低值耗材精细化管理的影响

医用耗材的临床使用为减轻病人痛苦,帮助病人康复,以及医学的高速发展做出了重要贡献。随着医疗水平的进步、医疗条件的要求越来越高,且医用耗材的种类、型号不断更新,以及医疗耗材采购相关文件的规定,医院在医疗耗材精细化管理方面提出了更高的要求,这对临床科室医疗耗材的管理带来了极大的困难与挑战。自从得到医院领导的重视,我科使用SPD医院耗材智能柜对科室低值耗材进行管理以来,不管是在耗材精细化管理、优化物品采购流程、耗材安全保障,还是优化护理人力资源、降低科室人力资源成本及科室成本控制方面,均取得重要进展,科室护士长的管理也由经验型向信息化、智能化转变。本文分析了传统低值耗材管理模式存在的问题,使用SPD医院耗材智能管理柜后对科室原有耗材采购、申领流程进行优化分析,真正实现了科室耗材的精细化管理。

 

【关键词】SPD 医院耗材智能管理柜医用耗材管理问题分析 精细化管理 成本控制

医用耗材是医疗活动中必不可少的一个元素,医用耗材的使用是根据诊疗依据而选择,医院医用耗材也由原来的单一化、粗放式向复杂化、集约式转变。在信息化时代,耗材在采购及使用方面都已经公开透明,因此对耗材的管理一定程度上就成为医院及科室经济的增长点,成本控制成为护理管理的重要组成部分。

  一、原有低值耗材管理模式存在问题

  (1)耗材管理粗放,领用随意。在护理管理工作中,医用耗材的管理与成本控制往往是评价护士长管理工作成效的主要因素之一。我科常规使用一次性低值耗材数量一百余种,科室一次性低值耗材的管理主要依靠护士自行到库房领取、定期检查库存及申报采购计划。

  (2)护士管理知识缺乏,耗材管理不规范。由于用耗材的种类繁多、管理医用耗材所需专业性强,护士所学专业为护理学,往往凭借个人经验及护士长的指导进行日常管理,因此在管理过程中经常会出现医用耗材的摆放位置及要求不符合规范,甚至会出现医用耗材过期现象;既在使用中造成了极大的安全隐患,又造成科室耗材的浪费。

  (3)耗材信息资源未共享,采购周期长。由于信息资源共享不通畅,科室的耗材全部由科室自行管理、自行申报采购计划、自行到库房领取,耗材从申报计划到送到科室通常需要一个月。

  (4)节假日耗材不能及时供应,科室需要提前囤积耗材。节假日期间,护士长要专门安排一个班次的人员进行盘点,然后向库房提供采购计划单。大量的耗材对科室原本有限的库房空间带来了极大的容量压力。

  (5)对耗材的质量没有严格监控流程。科室原有粗放式的管理系统无法对供应商的产品质量、送货时限、耗材型号等进行跟踪记录及进行综合评价。

  (6)即时结算的方式对科室当月绩效分配影响大。科室到库房领取耗材,库房打印出库单后所领取的耗材成本就已核算在科室当月成本中,如果科室领用计划不严谨或遇节假日需要囤积耗材数量等原因,极易造成科室当月收支不平衡。这在管理要求日益精细化的护理管理工作中,需要采取有效措施杜绝。

  二、SPD医院耗材智能管理柜对低值耗材管理的影响

  (一)SPD物流管理模式的含义

  SPD系统是一项将供应管理、加工和库存管理、以及配送管理等功能紧密结合,无缝衔接的供应链管理模式,通过合理使用和分配社会资源,提高物资使用效率,实现医院医用耗材精细化管理的重要方式。SPD供应链管理模式涉及供应商、医院物流中心和使用科室之间的合作,是医用耗材供应商物流服务的延伸,同时从硬件、软件,以及整个服务体系方面为医院及科室提供了一套科学有效的物流管理模式,为医院及科室医用耗材的精细化管理和成本的控制做出了重要贡献。

  (二)SPD医院耗材智能管理柜的优势分析

  (1)SPD将粗放型管理转变为信息化管理,优化耗材供应环节。该系统运用现代化的信息管理手段,优化了医用耗材流通等各个供应链环节,从而提高了科室医用耗材的精细化管理水平。8PD系统与院内HIS系统进行数据对接,打破信息孤岛,与院内所有科室信息共享,实现订单信息、发票信息、发货信息的传递,库存的在线实时管理、自动补货、出入库管理。

  (2)智能卡的使用,耗材管理实现智能化。SPD物流库房根据科室常规耗材类别、型号及使用情况在智能柜系统中设置每一种耗材数量包的上下线,并在每一个定数包上附有一张带有RFID芯片的智能卡(RFID(Radio Frequency Identification),即射频识别,俗称电子标签。是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据,识别工作无需人工干预,可工作于各种恶劣环境)。通过该卡可以追踪到所附带的耗材名稱、生产厂家、生产日期、有效期、规格型号等详细信息。最为关键的是护士将该卡片从使用完的定数包上取下放置在SPD耗材智能柜的回收盒内,SPD物流库房工作人员将在系统上可以看到科室所缺或需要申领的耗材名称、数量,并在一个工作日内自动携带相应耗材到科室按原有基数补充;护士取用耗材时只需点击屏幕打开相应柜门即可取用。

  (3)护士从繁琐的耗材管理中解脱,且质量有保障。简单来说,SPD耗材智能柜是科室原来库房的一个缩影,护士只需要将即将使用完毕的定数包上附有RFID芯片卡放入回收盒即可,不再需要单独申报计划,也不用再到库房领取。耗材卫生许可证、营业许可证、耗材效期、收费编码等工作均由SPD库房完成,科室不再担心所用耗材质量问题。

  (4)耗材智能管理,护士均可熟练操作。以往科室需要申领耗材时需要安排专门的护士负责,使用SPD耗材智能柜后,科室任何护士都可以进行操作,护士每天只需要查看智能柜台账,及时将即将使用完毕的耗材包带有芯片的卡片取出放置于回收盒即可。

  (5)耗材管理由经验管理转变为信息化、智能化管理。SPD医院耗材智能柜的使用为科室护理质量及患者安全保驾护航。SPD智能柜消耗终端设备通过定数包电子扫描,自动识别定数包耗材信息,实现自动盘点,自动形成消耗结算、自动生成补货计划等,减轻护士工作量,且耗材的有效期及质量得到有效保证。

  (6)科室耗材成本平稳性得到保障。SPD库房成本核算以科室签署结算清单为准,库管中心人员收到补货信息并根据智能卡提示,补货完毕后打印已使用耗材的出库清单,科室护士签字确认后,SPD库房将出库结算单提交财务部门审核,审核通过后,使用的耗材费用方可纳入当月科室成本核算。这种先使用后付费的模式(日结月算),不仅大大减少了科室库存耗材资金的占用量,而且实现了使用科室收支匹配,真正解决了科室医用耗材成本控制问题,同时保障了科室医务人员绩效分配的平稳性。